Opdracht omschrijving
Het automatiseren van de huidige handmatige werkwijze voor vlootschouwen / Inzetbaarheidsscan(die in het kader van SPP gehouden worden)
Werkzaamheden
De huidige handmatige werkwijze kost veel tijd. We willen deze werkwijze automatiseren. We werken met Excel en Access. Het resultaat moet zijn dat voor ieder SPP project waarin de Inzetbaarheidsscan wordt ingezet:
- Leidinggevenden (LG) kunnen een inzetbaarheidsscan uitvoeren voor medewerkers van hun team, dit gebeurd door het invullen van een formulier. Daarbij vullen LG-en in welke inzetbaarheidscategorie op dat moment van toepassing is en afhankelijk van gekozen inzetbaarheidscategorie beantwoorden ze een aantal ja/nee vragen. Iedere LG vult voor zijn/haar team één formulier in.
- Na het invullen worden de uitkomsten automatisch verwerkt in een al aanwezige database (Access database)
- Het mogelijk moet zijn nog ontbrekende medewerkers aan het formulier toe te voegen of bij medewerkers die toch niet bij de scan betrokken moeten worden velden leeg te laten.
- LG-en alleen toegang krijgen tot het formulier met/gegevens van de door hen in te vullen groep
- Dat na akkoord van/overleg met de desbetreffende projectleider en desbetreffende LG-en binnen hetzelfde project al ingevulde formulieren, nogmaals ingevuld kunnen worden waarbij de meest recente waardes bewaard blijven en de eerder ingevulde waardes overschreven worden.
- Er gerapporteerd moet kunnen worden. Rapportagevormen zijn vooral in grafieken, matrices, tabellen. Rapportage moet op verschillende niveaus mogelijk zijn: alle uitkomsten van een project samen, inzoom op specifieke groepen binnen een project (denk aan leeftijds- functiegroepen). Ook moet het mogelijk zijn om te rapporteren over projecten heen, bv. alle projecten tot op heden, alle projecten in een bepaald jaar, alle projecten binnen een bepaald cluster.
Algemeen
Er moeten handleidingen gemaakt worden, zodat ook na het vertrek van de ingehuurde medewerkers van de gemeente er mee uit de voeten kunnen.
Het eindresultaat moet zonder steeds aanvullende inhuur (blijven) functioneren en tot op zekere hoogte door SPP-teamleden zelf onderhouden kunnen worden.
Belangrijk: vanwege privacy gevoelige informatie hebben LG alleen toegang tot gegevens van hun eigen team/afdeling. Database en uitkomsten van vlootschouwen zijn daarnaast alleen toegankelijk voor beperkt aantal medewerkers. Dit is een absolute vereiste.